SPELHANDBOKA:

 OM SPELHANDBOKA
 PRODUKSJONSMODELL

 ADMINISTRASJON
 KUNSTNERISK ANSVAR
 BINDELEDDSFUNKSJONER
 UTØVERE
 SCENE
 SERVICEFUNKSJONER
 FORESTILLING

  ARTIKLER, INTERVJUER
 VEDLEGG OG LENKER

 INNHOLD


Søk i Spelhandboka
via Google:


Produksjonsledelse

Av Ane Wennevold

Utfordringer knytta til å være ekstern produsent i et lokalsamfunn

Spel er dugnad. En dugnad hvor det er plass til alle. Alt fra profesjonelle utøvere, erfarne amatører til folk som ikke riktig vet hva de har sagt ja til. Å komme inn som produsent i et spel, erfaren eller uerfaren vil alltid by på nye og uforutsette utfordringer. Dels fordi man aldri kan forutse hvilke menneskelige ressurser man har rundt seg (ofte er disse enormt gode og avgjørende) og dels fordi organisasjonen og modellen blir til der og da. Som utenforstående er det blant annet vanskelig å vite helt sikkert hva slags forankring spelet har i lokalsamfunnet man kommer til. I denne teksten vil jeg bygge på mine egne erfaringer fra møter med ulike lokalsamfunn ligge til grunn uten at dette på noen som helst måte kan ligge til grunn som en fasit. Hvert enkelt sted byr på nye utfordringer og ressurser, og heldigvis er dette også det som gjør det spennende – nemlig det å ta del i dette unike stedets store dugnad.

Jeg har vært så heldig å få være med å bygge opp to organisasjoner så og si fra grunnen av. Det avgjørende for hvordan organisasjonen blir seende ut og hva man kan kreve av den, er avhengig av hvor den har sitt utspring. Er det et type interimstyre basert på frivillige krefter, et eget AS (eller tilsvarende) eller kanskje til og med en prosjektgruppe som har sitt utspring fra kommunens kulturenhet  Fellesnevneren for alle er uansett det ansvaret som må og bare kan ligge på de lokale kreftene – hva rekruttering (særlig med hensyn til nettverk), eierforhold og -stolthet i lokalsamfunnet angår. Ofte vil også denne forankringen være ens egen arbeidsgiver/øverste hold og linjene her kan fort bli noe uklare. Her er man helt og holdent avhengig av å se hva slags kompetanse prosjektstyret eller prosjektledelsen har, og om denne kan - og i så fall hvordan denne kan - brukes inn i produksjonsledelsen.

Kompetanseheving som mål

I mange sammenhenger har dette ført til at man de første månedene og ofte helt fram fungerer  som en slags voksenopplæringskontakt i «hvordan produsere og lage teater». Slik sett håper man jo også at man legger igjen denne kompetansen og kunnskapen som lokalsamfunnet da kan være tjent med senere. Dette gjelder også for kunstnerisk ledelsen. Jeg mener kompetanseheving bør være et mål å strebe etter når man kommer inn i enkonstellasjon av profesjonelle og amatører i et spel. Selv har jeg sett hvilke fordeler denne kompetanseoverføringen kan føre med seg dersom det blir gjenopptakelser eller nyvinninger med samme prosjektledelse.

Produsenten og de økonomiske rammene/begrensningene

Produsentens oppgaver er  ofte knyttet til økonomien. Spelproduksjoner blir mange ganger satt i gang før alle midler er på plass, og finansieringsplanene inneholder ofte store billettinntektsposter. Man har en tendens til å dra i gang før man vet hva de reelle utgiftene er. Dette fører gjerne til at man lager teater på sparebluss og derfor må være særs kreativ hva gjelder å stramme inn. Heldigvis kan man i bygde-Norge delvis lene seg på vennetjenester, men samtidig er ikke alt gratis eller på billigsalg heller. Det er viktig å gå gjennom tall og budsjett på forhånd for å se på realismen i de rammene som er gitt, slik at du også kan stå inne for det selv: Kan jeg være med å produsere innenfor disse rammene? Hvor billig kan vi gjøre denne produksjonen og når vil det gå utover kvalitet? Så lenge billettinntektene er en betydelig del av prosjektets inntekt bør man også operere med en buffer, samt sette av rom i budsjettet til uforutsette utgifter som måtte dukke opp underveis. Å holde kontroll over ulike underbudsjetter er også viktig, noe gode og jevnlig oppdaterte skyggeregnskap vil være det viktigste verktøyet for.

Forvirrende mellomposisjon

Det er ofte spelets initiativtakere som sitter med økonomisk ansvar, og i så måte blir man en håndtlanger. Samidig som du som produsent er utførende og handlende i f.eks kontraktsforhandlinger sitter du kanskje ikke med avgjørelsesmakten. Denne mellomposisjonen kan bli noe frustrerende, og fører mange ganger til forsinkelse i prosesser. Til tider føler man fseg rett og slett handlingslammet. Som innleid produsent eller produksjonsleder er det riktig å ikke stå med signatur i kontrakter , eller juridisk ansvar for de kontraktfestede, men det kan likevel bli noe diffust hva som er siste instans.
Rekruttering er en av oppgavene som ofte tilfaller styret, eller den lokale prosjektledelsen. Særlig initiativtakere som knytter til seg en produsent som ikke bor i bygda eller er fra stedet vil også bli nødt til å bidra med sine nettverk i rekrutteringen.  Her er min erfaring at det kan være helt avgjørende at denne biten styres med deadlines og oppfølging fra produsent. Det kan være svært hemmende for en produksjon om man aldri når den besetningen den ønsker både foran og bak scenen.

Av og til kan også prosesser være satt i gang før man kommer inn, eller så blir saker som burde vært innom både produsent og/eller instruktør håndtert av styret. Her som ellers er det særlig viktig å ha gode forventningsavklaringer på et tidlig tidspunkt – hva er produsentens rolle, hva er styrets rolle, hvem løser hvilke oppgaver, hva trenger jeg som produsent å vite osv. Her er det viktig å bite seg merke i at man med sin erfaring vil ligge et hestehode foran i startfasen hva gjelder å finne svar til disse spørsmåelene, det kan være de ikke finnes svar på enkelte av spørsmålene enda for de øvrige i prosjektet, og det kan også være at det som for en selv er selvsagt faktisk ikke er det for alle andre. Så det kan være lurt å ha denne forventningsavklaringen igjen også på et senere tidspunkt. Det kan også være lurt å ha en kontrakt med en konkret oversikt over egne oppgaver, som man så kan vise til dersom det kommer opp diskusjoner i ettertid.

Teatererfaring/teaterforståelse

Å ha bred teatererfaring og teaterforståelse er viktig. Kunnskap og kjennskap til alle områder viser seg å komme godt med, da man kan bli stilt ovenfor situasjoner og spørsmål som ikke nødvendigvis tilhører din egen profesjon. Dette er også viktig for å kunne se hva slags profesjonell kompetanse spelet trenger og hva som kan løses av hvem lokalt. I tillegg er det å kunne være en god samtalepartner for de andre profesjonelle involverte også en fin bonus. Erfaringen og forståelsen trenger likevel ikke å komme fra en profesjon, den kan også læres som amatør.

Tilgjengelighet

Spel er først og fremst dugnadsarbeid og baserer seg på en frivillig innsats som går langt utover alle arbeidsmiljølover. Det blir gjerne forventet at også de profesjonelle kreftene er tilstede eller tilgjengelige stort sett hele tiden, så her kan det være smart å ta noen forhåndsregler. Hva er dine arbeidsoppgaver og når løses de? Kan man forvente å se deg på alle prøver? Vil du være tilgjengelig hele døgnet? Kan du ta deg fri? Ofte er prøve- og forestillingsperioden svært kort, og  mye skjer på kort tid. Det spiller selvsagt inn om man velger å pendle eller bosette seg på stedet for perioden, men min erfaring er at jo mer man kan være tilstede, desto tryggere er det for den delen av apparatet som ikke er profesjonelle.

Gode styringsverktøy

I spel er det bare to ting som er sikkert; man støter ikke på de samme problemene fra år til år eller fra sted til sted, og man klarer alltid å levere på dato. For å få til sistnevnte er det viktig med en god fremdriftsplan som blir overholdt, i tillegg til tydelige deadlines for de ulike undergruppene. Så gjelder det å følge det opp. Tidlig i prosessen bør alle gruppeledere o.l. involveres for å se på og vurdere sine frister i samråd med produsent og instruktør. Det beste er å sette sluttdatoene først, og så se hva dette innebærer med hensyn til oppstart, hvor mange møter man skal ha underveis osv. Jo tettere opp mot premieren man kommer jo flere raske avgjørelser kan man komme til å måtte ta. Hvem som har denne myndigheten og hva det innebærer er også noe man kan snakke om på styremøter og ikke minst i forventningsavklaringsrundene. Å måtte vente på å få tak i noen andre kan til syvende og sist bli uaktuelt, så det er viktig å få avklart sin myndighet og rolle i dette som produsent.

Helt til slutt vil jeg si at det er viktig å spille på lag med de lokale kreftene, det være seg prosjektledelsen/styret eller de frivillige amatørene. Prøv å suge til deg dugnadsånden og gleden over å gjøre noe stort sammen. Da skjer det gjerne noe med deg, du smittes av amatørens evne til å tenke med hjertet, av de lokales engasjement og entusiasme. Det er kanskje rett og slett morsommere å lage teater sammen med noen som har det som hobby. Og det kan være en anledning til å lære noe, til å ha det gøy på jobb når man møtes til dugnad på tvers av hvor vi bor, alder, utdanning og «vanlige» arbeidsplasser». Det er derfor alle grender bør ha sitt spel, sin dugnad!


Ane Wennevold har følgende bakgrunn:
  • Med spel og musikkspill: produsent for Bør Børson Jr på Støren 2012 og 2013, Skottet i Buvika 2013 og produksjonsleder Lady Arbuthnott – frua på Elverhøi 2011, 2012 og 2013.
  • Generelt bred erfaring som produsent innen det frie feltet for kompanier som Teater Fot, Propellen Teater, LEIKHÚS og også institusjoner som Statsarkivet i Trondheim.



Relevant lesestoff:


 

Foto oppe til høyre: Lady Arbuthnott, Sunndal

Ansvarlig redaktør: Egil Johansen. Redaksjonsmedlem: Berit Vordal.
E-post: post@spelhandboka.no.

Ansvarlige utgivere: Egil Johansen og Idar Lind.

Norsk spelkalender Spelnytt spelhandboka.no