Publisert 21.januar, 2023

 

Hvordan bygger du et amfi av paller for at det skal være sikkert?
- og hvem har ansvar for det?

Av Stian Strømseth, partner og seniorrådgiver i S Plan AS

Svaret på det første spørsmålet i tittelen er ikke så enkelt å svare konkret på, dessverre. Likevel er det en type problemstilling mange spelarrangører må forholde seg til hvert eneste år, og kanskje uten å tenke så mye over det andre spørsmålet – hvem har ansvar for det?

La oss begynne med det siste.

Ansvar

Så kanskje vi ikke tenker så mye på det i det daglige, og om vi har «orden i sysakene» skal det heller ikke være nødvendig. Men det er et stort ansvar å gjennomføre et spelarrangement, og det er alltid ledelsen som har ansvaret for alt en organisasjon foretar seg. I ytterste konsekvens betyr det at styreleder er den som må i retten om noen ønsker å stille organisasjonen til ansvar for en hendelse.

Oppgavene for gjennomføring eller oppfølging av tiltak kan delegeres, f.eks. til en daglig leder eller en HMS-ansvarlig, men det juridiske ansvaret derimot, kan ikke delegeres.

Det betyr ikke at alle andre involverte er uten ansvar. Alle og enhver har ansvar for å si i fra hvis noe ikke kjennes riktig eller er farlig. Produsenten av et produkt eller en konstruksjon er ansvarlig for eventuell skade som skjer på grunn av feil ved produktet og montøren er ansvarlig for å følge monteringsanvisningen. Blant annet.

Lovverket
Ansvaret for arrangører reguleres gjennom en rekke forskjellige lover. For spel vil noen av de viktigste være:
  • Arbeidsmiljøloven

Både ansatte, innleide og frivillige regnes som arbeidstakere i arbeidsmiljølovens bestemmelser om helse, arbeidsmiljø og sikkerhet.

Formålet med loven er å sikre arbeidstakere mot psykiske eller fysiske skadevirkninger.
Sentrale bestemmelser i loven handler blant annet om:

  • arbeidstid
  • fysisk arbeidsmiljø
  • skader som følge av høy lyd
  • skader som følge av feil bruk av verktøy eller mangelfull opplæring
  • bruk av personlig verneutstyr.

 

  • Produktkontrolloven

Alle arrangører er underlagt produktkontrolloven fordi vi leverer en forbrukertjeneste (spelarrangementet) til publikum. Der arbeidsmiljøloven i hovedsak skal beskytte ”våre egne”, er produktkontrolloven til for de som besøker arrangementet vårt og miljøet som omgir oss.

Sentrale bestemmelser i loven handler blant annet om at vi som tilbyr forbrukertjenester skal:

  • vise aktsomhet
  • gjøre tiltak for å redusere risikoen for helseskade
  • skaffe oss kunnskap som er nødvendig for å vurdere faren for helseskade
  • informere forbrukeren slik at de kan vurdere risiko og sikre seg mot eventuell fare.

Produktkontrolloven sier klart og tydelig at vi som arrangør må vurdere hvilke farer for helseskade som finnes i vårt arrangement, og så gjøre tiltak for å unngå at helseskader oppstår.

  • Internkontrollforskriften

Det viktigste i internkontrollforskriften for spelarrangører, er at vi har ansvar for å sette HMS-arbeidet i system. Siden vi er underlagt arbeidsmiljø- og produktkontrolloven skal vi sikre at våre aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav i HMS-lovgivningen.

I internkontrollforskriften beskrives det konkret hva vi skal gjøre. Dette er blant annet:

  • Vi skal ha oversikt over hvilke lover og krav som gjelder for oss
  • Arbeidstakere (inkludert frivillige) skal ha kunnskap om, og mulighet til å bidra i HMS-arbeidet
  • Vi skal kartlegge og risikovurdere farer, samt utarbeide tiltaksplaner for å redusere risiko
  • Vi skal systematisk overvåke internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt
  • Leverandører som arbeider på arrangementet vårt skal følge våre regler og internkontroll

Som vi ser så kan det gjennomgående temaet i disse lovene og forskriftene kokes ned til to ting:

  • Vi må finne ut om noe kan være farlig på arrangementet vårt
  • Vi må gjøre tiltak så farene reduseres så mye som mulig.

Og med å vite om de to nevnte lovene og internkontrollforskriften så har vi allerede mer eller mindre fullført punkt 1 i sistnevnte: «Vi skal ha oversikt over hvilke lover og krav som gjelder for oss».

Risikovurderinger

Prosessen med å finne ut om noe kan være farlig på arrangementet vårt kaller vi risikovurdering. Kjært barn har mange navn og noen kaller dette Risikoanalyse eller ROS-analyse.

Dette er det viktigste og første arbeidet vi gjør, og på ingen måte bare fordi det står i lover eller forskrifter.

Vi skal altså vurdere hva risikoen for uønskede hendelser er i arrangementet vårt. Dette kan vi gjøre med en veldig enkel metode, eller en veldig avansert. Jeg anbefaler den enkle. Det er prosessen som er det viktigste, ikke hvilken metode eller hvilket skjema vi bruker.

For å lage en god risikovurdering er det fire ting jeg ser på som spesielt viktige:

  1. Begrens arbeidet til ett eller et fåtall tema eller områder. Del gjerne inn i flere arbeidsgrupper som tar for seg hvert sitt tema/område. Hvis man prøver å gape over for mye gjør man det vanskelig for seg selv.
  2. Få med så mange nøkkelpersoner som mulig i arbeidet. Jo bredere sammensatt gruppe jo bedre blir resultatet.
  3. Resultatet av arbeidet skal brukes til å lage en liste over konkrete tiltak for å forebygge at de uønskede hendelsene oppstår. Det er alltid billigere å forebygge enn å reparere.
  4. Husk å ansvarliggjøre navngitte personer for de forskjellige tiltakene. Oppgaver som «Noen» skal gjøre, ender alt for ofte med å bli «noen andre» - dvs. ingen.

Selve vurderingen kan dere f.eks. dokumentere i Excel, Word eller på papir. Det spiller i grunn ingen rolle.

For denne metoden trenger vi en tabell med 4 eller 5 kolonneoverskrifter:

  • Hva kan gå galt?
    • Forsøk å finne så mange punkter som mulig uten å vurdere punktene. Husk at vi skal tenke på hva som kan gå galt før vi har gjort noen tiltak.
  • Hvorfor skjer det?
    • Jeg liker å ha med dette punktet for det kan gjøre det enklere å forstå risikoen og å finne gode tiltak. Men det er ikke strengt nødvendig.
  • Hva gjør vi for å unngå at det skjer?
    • Som nevnt er det billigere å forebygge enn å reparere. Vær konkret og realistisk. Vi skal redusere risikoen ned mot null så langt det er praktisk mulig og innenfor økonomiske forsvarlige rammer.
  • Hva gjør vi om det likevel skjer?
    • Hvis det likevel går galt, hva kan vi da gjøre for å hindre at konsekvensen blir større enn nødvendig?
  • Ansvarlig for tiltaket
    • Hvem er ansvarlig for å gjennomføre tiltaket / tiltakene. Når er tidsfristen? Hvem følger opp om det er utført?

Det er viktig å huske på at en risikovurdering ikke er noe vi gjør én gang og så er vi ferdig med det. Risikovurderingen skal være et levende dokument som vi ser over og reviderer minst to ganger i året:

  • Etter arrangementet. Var det noe vi oppdaget eller som skjedde underveis som vi ikke hadde fanget opp i risikovurderingen?
  • Før neste års arrangement. Har det skjedd noen endringer som gjør at vi må legge til nye eller ta bort noen av de eksisterende punktene?
Midlertidige konstruksjoner

Nå har vi gjort grunnarbeidet. Og vi kommer tilbake til det. Men først kan vi peile oss litt mer konkret inn på det første spørsmålet i tittelen: «Hvordan bygger du et amfi av paller for at det skal være sikkert?»

Standardisert konstruksjon fra en leverandør

Hvis vi bestiller en ferdig tribune fra en seriøs leverandør vi stoler på, kan vi være ganske sikre på at den er trygg å bruke til det antall personer som produsenten eller leverandøren har angitt.

Hvis vi derimot bygger noe selv, eller f.eks. får en snekker til å lage tribunen for oss er det en del flere ting vi må tenke på.

La oss ta for oss leverandørene først. Her er mine anbefalinger:

Velg en seriøs leverandør.

Bruk sunn fornuft og lytt til magefølelsen. Kommer dere godt overens med leverandøren? Sier de fornuftige ting? Gir de deg svar du forstår, når du spør? Hvis det ikke kjennes riktig, så er det kanskje ikke det.

Sjekk referanser. Ring til andre arrangører som har brukt samme leverandør og spør hva slags erfaring de har med firmaet. Og billigst er ikke nødvendigvis best.

Still krav til leverandørene

Vi kan ikke bare forvente at de skal levere i henhold til lover/regler og våre kvalitetskrav uten at vi forsikrer oss om det. For all del, det finnes utrolig mange flinke og seriøse leverandører, men det er vi som arrangør som blir sittende i saksa om noe faller i hodet på publikum. Det er vår plikt å gjøre alt vi kan for å forhindre at det skjer.

Å stille krav til leverandørene handler ikke om å være vanskelig. Det handler om:

  • Å sikre oss selv som arrangør
  • Å heve nivået på arrangementet – for alle
  • Profesjonalitet
  • Å levere kvalitet til publikum og alle involverte

Dokumentasjon

Egenskapene til alle produktene som brukes i en konstruksjon skal kunne dokumenteres. For oss som arrangør betyr det som regel at vi må avkreve leverandørene for dokumentasjon på konstruksjonen, f.eks. en tribune eller et rammetelt, og eventuelt en samsvarserklæring.

Konstruksjonens kapasiteter, det være seg for antall personer, vind, regn eller snø må gjøres tilgjengelig for oss. Etter at vi har overtatt konstruksjonen er det vårt ansvar å sørge for at vi holder oss innenfor oppgitte kapasiteter.

Sign-off

En Sign-off, eller en formell overlevering av konstruksjonen fra leverandør til arrangør kan være et godt tiltak for bevisstgjøring og ansvarsplassering.

Sign-off betyr at leverandøren ved overlevering til arrangør må signere på at konstruksjonen er levert og montert i henhold til produsentens anvisninger, og at den nå er trygg å bruke.

For stillaskonstruksjoner finnes det standardiserte godkjenningskort / kontrollkort som kan festes på konstruksjonen når den er ferdig til bruk. For andre konstruksjoner kan vi gjerne lage oss et eget kort som oppgir når den ble overlevert, hvem som går god for den, og for hvor mange personer den er beregnet.

Hvordan bygger du et amfi av paller for at det skal være sikkert?

Svaret på dette er fortsatt ikke enkelt og kommer an på en rekke forskjellige ting. For eksempel hvor mange mennesker som skal være i dette amfiet. Hvor høyt det skal være. Kvaliteten på pallene vi skal bruke. Konstruksjonsmetodene vi kjenner. Om menneskene skal stå rolig eller hoppe og danse. Hvilke andre materialer vi har tilgjengelig. Om amfiet skal være i nærheten av noe som kan forårsake brann. Om det skal skrus eller spikres. Om de som skal bygge det har erfaring eller ikke. Om det er noen som har beregnet styrke og kapasitet for oss, eller om vi «tar det som det kommer».

Og dette er bare noen eksempler på vurderinger som må gjøres.

Jeg er ikke tømrer, ingeniør eller innehar særlig kunnskap om noen av de andre fagområdene som kan tenkes å si noe konkret om hvordan et amfi av paller kan bygges sikkert.

Men jeg tror likevel jeg skal kunne lede et byggeprosjekt som dette og komme frem til et resultat både jeg og publikum kan føle seg trygg på å bruke.

Fordi:

  • Jeg vet hvilke lover og forskrifter som gjelder.
  • Jeg kan lede arbeidet i en bredt sammensatt arbeidsgruppe som kan lage en risikovurdering for prosjektet.
  • Jeg kan kontakte en fagperson, en leverandør, f.eks. en tømrer, som kan hjelpe meg å beregne materialstyrke og konstruksjonsmetode, fortelle meg hvilke krav som gjelder samt eventuelt lede byggingen av en konstruksjon til det antall mennesker jeg ønsker.
  • Jeg er nysgjerrig og stiller spørsmål til leverandør
  • Jeg stiller krav til leverandør, blant annet om å levere dokumentasjon og en sign-off.
  • Jeg tar aldri sjanser med risikoen, og sørger alltid for å ha marginene på min side

Hvis jeg har gjort dette, eller noe tilsvarende for så langt som overhodet mulig å forsikre meg om at konstruksjonen er trygg – og har dokumentert prosesser og arbeidet vi har lagt ned i tillegg, så kan også vårt egenkomponerte palleamfi være trygt.

Lykke til!

Stian Strømseth
Stian Strømseth

Stian har de siste 10 årene jobbet med mange av de største arrangementene i Norge, blant annet festivaler, konserter, idretts- og byarrangementer. Han har en Bachelor i Internasjonal Beredskap fra UiT Norges arktiske universitet og flere kurs innen Crowd Management og Crowd Psychology fra utlandet.

I forbindelse med arrangementer har Stian som oftest roller som sikkerhetsleder med ansvar både planlegging og gjennomføring, som operativ leder eller beredskapsleder.

Han deler gjerne av sin kunnskap med andre gjennom å holde kurs eller forelesninger, og er blant annet en av flere kursholdere for Norske Kulturarrangører.