Spel er produksjoner med mennesker som har høy kompetanse på sitt fagfelt, mye kreativitet og stort engasjement, og det er mennesker uten teaterfaglig kompetanse, men med personlig engasjement, læringsvilje og store forventninger til et sosialt felleskap.

Det er mange brikker som skal falle på plass og forventninger som skal innfris i en spelproduksjon. Å planlegge spel er nesten det samme som å legge et puslespill. Utfordringen er at det finnes flere bilder på hvordan puslespillet skal se ut når det er ferdig. De som eier ideen, har et bilde på hvordan de vil at utviklingen skal være. De som er innleid har ambisjoner på egne vegne.  Det er derfor viktig å avklare forventningene, avtalefeste ansvarsområdene og informere om organisasjonens visjon og mål i starten på en produksjon. Dette gjelder alle som har lederansvar, opplæringsansvar og de som jobber som teateramatører og frivillige.

Styret er de som legger føringene gjennom planer og budsjett. Dagligleder/teatersjef skal i samarbeid med administrasjonen, kunstnerisk team og produksjonsteam realisere styrets planer. Produktet skal innfri publikums forventninger. Det er ikke bare å bruke malen fra tidligere år. I tillegg krever de erfaringen vi har fra Covid-19 at ledere er gode på endringsledelse.

Ikke alle har daglig leder og da er det viktig å avklare hvem som er teatersjefen.

Ledelsesform

Hvilken ledelsesform er best for denne type produksjon? Det mest nærliggende er å si at målstyring må være den beste ledelsesform. Det forutsetter at alle involverte i produksjonen er kjent med og anerkjenner vedtatt visjon og mål. Det komplekse i denne type produksjoner er at de som skal gjennomføre kommer fra ulike kulturer og vil ha ulik tilnærming til og forståelse av vedtatte strategier. Jeg har stor tro på kvalitetsledelse, som er grunnlaget for Spelhandboka sin produksjonsmodell.

Tenk deg at du sitter i et helikopter og ser ned på din organisasjon. Jobber alle mot samme mål eller springer de i hver sin retning? Jobber de sammen eller prøver de å fremheve seg og sitt? For å lykkes som leder er det viktig å huske at du aldri er bedre enn ditt svakeste ledd. Alle dine medarbeidere, enten de er ansatt eller frivillige, må sees på som ansatte.

Hovedforskjellen mellom målstyring og kvalitetsledelse er at kvalitetsledelse ikke rangerer ansatte. Det er helheten som skaper resultatene, og individet kan utmerke seg bare fordi laget gjør det mulig. Med en slik tankegang blir alle deler av organisasjonen like viktig. Vi trenger et kunstnerisk team som samarbeider godt og forstår at de skal jobbe sammen med et produksjonsapparat som ikke har samme fagkompetanse som ved et profesjonelt teater.

Samarbeid med teateramatører og frivillige, være seg på scenen eller bak scenen, er en annen tilnærming til kunstnerisk utvikling. Mange av aktørene er i en opplæringsfase som det er viktig at kunstnerisk team er klar over og tar hensyn til. Bare da kan det kunstneriske uttrykket bli bra.

Opplæring og planlegging

Produksjonsapparatet trenger opplæring i de oppgavene de skal utføre for at de skal føle seg trygge i samspillet amatør/profesjonell. Dette gjelder særlig de som skal jobbe sammen med kunstnerisk team, men min erfaring er at de som skal jobbe med salg, markedsføring, vertskap eller som vaktmannskap også trenger opplæring.
En god opplæring vil bety mye for en god gjennomføring og for selvfølelsen for de som jobber. Ingen liker å ta ansvar for noe de ikke kan. Kostnaden med opplæring vil betale seg gjennom en velfungerende organisasjon. Opplæring er en kvalitetssikring av alle ledd i produksjonen.

Jo tidligere vi starter planleggingen dess bedre er det. Mange oppgaver kan løses i forkant av produksjonen. Lag et kart over spelområdet med alle elementer og tilhørende oppgaver. På den måten blir oppgavene synlige.

Hvem skal ha ansvar for hva og når skal det gjennomføres? Skaff dere en realistisk oversikt over hvor mye folk dere trenger, hvilken kompetanse de må ha og hvilke frister de må forholde seg til. Det gir en oversikt over hvor mange medarbeidere dere trenger og når dere trenger dem for å være klar til premieren. Mye skal gjøres av teateramatører og frivillige som bruker av sin fritid og da er det viktig å planlegge godt og i god tid.

Lokal forankring er nødvendig. Bare gjennom forankring i lokalmiljøet vil innbyggerne og næringslivet få eierforhold til produksjonen. Kompetansebygging lokalt styrker kontinuiteten i produksjonen og fører til større lokalt engasjementet.

Teatersjefen

Jeg velger å bruke daglig leder/ teatersjef for å synligjøre at noen må ha teatersjefrollen. Hvem som skal være teatersjef er det styret som bestemmer. Når det er avklart er det viktig at alle i organisasjonen blir informert om dette.

Håndtering av kunstnerisk team krever teaterfaglig kompetanse. Grunnen er at både styret og daglig leder/teatersjef er kunstnerisk ansvarlige for utviklingen av produksjonen og skal ivareta rettighetshavernes interesser. En instruktør må på lik linje med andre respektere det grunnlaget som er lagt for en produksjon gjennom styringsdokumentene. Det er ikke regissør som skal styre produksjonens kunstneriske utvikling. Ansvaret ligger hos organisasjonens ledelse. En instruktør kan være en samtalepartner, men valget av regissør er ofte også valg av kunstnerisk utvikling og da må man være sikker på at man får det man søker.

Hvordan kan du som leder/teatersjef møte økte krav til måloppnåelse, kunstnerisk utvikling, kostnadseffektivitet, privat finansiering, publikumsutvikling og nyskapende programsatsing og samtidig ivareta det lokale engasjementet?Det stilles store krav til måloppnåelse når billettsalg er 80% av inntektene. Det igjen krever et godt omdømme og oppnås kun gjennom at alle spiller på lag.

Ledelse i dette spennet er en krevende øvelse. For å møte alle krav, utøve god ledelse og informere godt til alle medarbeidere er viktig for en leder å sette seg inn i lover og regler for arrangement. Et eksempel er at Regjeringen nå har vedtatt endringer i arbeidsmiljøloven som kommer 1.01.2024, der det ble foreslått å lage en veileder for frivillige organisasjoner (Ref. "Rom for deltakelse"). Regjeringens kulturfrivillighetsstrategi 2023- 2025). Vi vet enda ikke hva eller om denne føringen vil bety noe for en spelproduksjon, men denne type føringer er det viktig å følge med på, spesielt når en jobber i spennet amatør/profesjonell.

Er du er en tydelig leder/teatersjef som i god samhandling med ditt team vil du lykke og ta produksjonen til nye høyder.

Lykke til!