Publisert  30. oktober, 2023

Økonomistyring av spel og musikkteater.

Av Jo inge Nes

Til dagleg jobbar eg med Lady Arbuthnott på Sunndalsøra, så eg brukar våre tall og vår driftsform som dømer her og der. Vi er eit middels stort musikkteater, ca 150 involverte med alt frå orkester og skodespelarar, til salgsapparat og styre. Vi har i over 25 år satt opp 10-12 forestillingar kvart år.

Styringsform. Kvifor er vi eit AS og ikkje ein stiftelse, og kva forpliktar vi oss da til?

Lady Arbuthnott var nær ved å gå konkurs for nokre år sidan. Vi vart da redda av fire idealistiske lokale investorar, som held skuta flytande ei stund. Etter dette vedtok Jazzåteatret å opprette eit driftsselskap, med hovudjobb å sette opp Lady A. På denne måten kan vår moderorganisasjon jobbe med andre oppsettingar, utan at ein så stor produksjon som Lady A kveler all anna aktivitet.

For å stifte eit AS treng ein kun ein mindre aksjekapital (30.000,-) satt inn på ein aksjekapitalkonto i banken, i tillegg til eit styre. Aksjekapitalen kan vera andre ting enn pengar, for eks eigedelar som scenerigg, utstyr e.l. Det kostar 6-7.000,- å registrere selskapet. Aksjelova har sjølvsagt ein underskog av lovar og reglar om korleis styret skal settast saman, dagleg leiar, bruk av revisor og rekneskap, i tillegg til generalforsamlingar, protokoll osv. Men mykje av dette ligg ikkje på oss i AS´et, men hos moderselskapet. Verdt å merke seg er kravet om revisor. Dette kostar fort mange tusen kroner om ein skal ha autorisert revisor. Ein kan ha ein frivillig, men vi har bevist vald å ha ein autorisert revisor. Generelt sett bør ein velje Stiftelse, AS eller ANS ut ifrå eigen størrelse og organisasjon. Dei fleste kommunar har ein næringshage/næringsselskap som sikkert kan væra behjelpeleg når ein skal bestemme driftsform.

Dagleg styring

Lady Arbuthnott
Foto: Rune Bakkebø

Lady A har ei budsjettramme på i overkant av 4 mill. Vi har hovudsakleg 3 inntektskjelder. Offentlege midlar (Norsk kulturråd/Kulturdirektoratet, Møre og Romsdal fylkeskommune og Sunndal Kommune) som utgjer ca 20%, private sponsorar 30% og resten billett- og andre salsinntekter.

Vi har ein styremedlem som har hovedfokus på økonomi, og som har tett kontakt med produsent. Den daglege styringa av budsjettet er det produsent som tek seg av, og rapporterer til styret stort sett via økonomiansvarleg. Når det nærmar seg oppstart av intensivperiode (ca 2 mnd før premiere), har vi fleire produksjonsmøter, og da er økonomi alltid eit tema.

Vi har avtale med regnskapsfirma, som fører våre rekneskap, sender faktura og betaler rekningar osv. Så reint praktisk betyr det at når vi mottek ein faktura, sendes den elektronisk til rekneskap som legg den til godkjenning. Økonomiansvarleg er den som til slutt godkjenner alle transaksjonar. Er noko uklart, tek han kontakt med produsent eller andre som kan bekrefte at beløp og innhald stemmer. Dette trekantsamarbeidet kan virke litt tungvint, men det er sikkert, og sidan vi deler kontorlandskap er det også ganske effektivt. Vi forheld oss mykje til frivilligheit, og da er det serdeles viktig at vi har ein transparent økonomi.

Søknadar

Den største jobben med økonomi er å skaffe inntekter. For å sikre at søknadsfristar ikkje glepp, har vi eit årshjul som minner oss på når det er på tide å søkje her eller der. Som tidlegare nemnt har vi tre forvaltningsledd vi mottek støtte frå. Kommune og fylkeskommune har vi no heldigvis ei treårig støtteordning med, slik at vi slepp å søkje kvart år. Diverre har ikkje kulturdirektoratet det enno.

Det å skrive søknadar tek mykje tid, mest fordi ein må ha mange ting på plass før ein kan søkja. Først og fremst budsjett, som er den første jobben ein startar med etter oppstart av ny sesong (på hausten for vår del). Ei anbefaling i forhold til budsjett kan væra å operera med både driftsregnskap og prosjektregnskap. Driftsregnskapet inneheld kostnadar som går gjennom heile året uavhengig av sjølve spelet, medan prosjektregnskapet inneheld kostnadar direkte knytt til spelet. Det er da lettare både til internt bruk, og for dei som mottek søknadar å få oversikt over drifta. Brukar du Excel, opprettar du da fleire lag i eit dokument, og med ein oversikt over nøkkeltal på første arket.

Bør eit budsjett væra så nøyaktig som mogleg, eller bør ein ta i på alle postar i tilfelle ting går litt over styr? Vi opererer med så nøyaktige tall som mogleg i våre budsjett. Alle kontraktar inneheld riktige tall, og vi forsøker også å ha streng kontroll over dei ulike postane. Det er ikkje uvanleg å operere med eit litt alternativt budsjett når ein søkjer pengar eksempelvis hos kulturrådet. For vi får jo ikkje det beløpet vi søkjer om uansett. Dersom du har budsjettert med ei støtte på 300.000,- og du får 100.000,- har du jo eit formidabelt problem på 200.000,- i rekneskapen. Her må ein bruke hovudet sjølv, og huske at utgifter og inntekter til slutt skal matche.

Sørg også for å ha ei god skildring av prosjektet. Og lagre den, den kan du bruke på fleire søknadar. Anbefaler også å ta direkte kontakt med dem du søkjer hos. Det er hyggeleg å ta ein prat med saksbehandlar, høyre om ting dei forventar av søknaden og små triks og hint. Det meste i dag skjer jo digitalt, men dersom det er mogleg å ha ei stemme eller eit fjes i andre enden er alltid positivt.

Eit problem som underteikna opplever, er at våre postar/titlar/konto i budsjettet ikkje stemmer med titlane til dem vi søkjer hos. Kulturrådet, fylkeskommunen, bankstiftelsar og fleire har ulik oppdeling av budsjettpostane. Så da må ein først søkje ved å tilpasse våre sommar/postar til søknadsskjema. Så kjem september, og vårt rekneskap er klart frå regnskapsfirmaet. Dei igjen har heilt andre namn på postane, så eg brukar faktisk ein halv arbeidsdag på å føre vårt rekneskap inn i skjemaet til kulturrådet når vi skal rapportere på hausten. Problemet er at ein må gjera denne jobben ein gong til når ein skal rapportere til fylkeskommunen osv.

Is i magen i budsjettarbeidet

Lady Arbuthnott.
Foto: Rune Bakkebø

Så kva gjer ein da, når vi må skrive bindande kontraktar med aktørar i februar, men må vente til langt på hausten for eventuelt å få pengar? For det første tek vi ein sjanse, der vi forpliktar oss til ulike kontraktar, utan å vite om vi får nødvendig støtte. Her bør ein ha fleire fotar å stå på. Ein kan ikkje risikere eigen økonomi på at søknadane går gjennom slik du har håpa på. Er det lurt å ha ein klausul i kontraktane? Det vart særdeles aktuelt i forbindelse med Korona-pandemien. Tidlegare var det stort sett nok å skrive «Force Majeure» på kontrakten, men no har dei fleste kontraktar også ein klausul på at kontrakten avheng av korleis førestillinga faktisk blir gjennomført. Dette er nok eit arbeid der båten blir til medan vi ror.

Og kva så med likviditet? Vi er ferdige med siste førestilling i starten av juli, og da haglar fakturaer og rekningar inn. Ofte før vi har motteke billettinntektene frå vårt billettsystem.

Vi har da forhåpentlegvis motteke midlar frå det private sponsormarkedet og kommune, som gjer at vi har hovudet over vatnet inntil det resterande kjem inn. Men det er særdeles viktig å ha likviditet, dvs reelle pengar i banken, og ikkje berre forventa inntekter på ei datamaskin som skal komma inn etter kvart. Våre underleverandørar treng også sine inntekter, og sett dei harde krav, må vi betale dem. Da må vi ha likviditet, elles må vi i banken for å få kreditt, eller så får besøk av kemneren.

Private sponsorar

Det private sponsorarbeidet er annleis. Her har eg inntrykk av at både sponsormarknaden og sponsorsamarbeidet er ulikt frå spel til spel. For vår del gjorde vår første produsent ein formidabel jobb, og fekk næringslivet i stor grad med frå første sesong.

Så vi har da ca 30% av inntektene våre frå private sponsorar. Og her er jo løysingane mange. Nokre har eigne søknadsportalar (F.eks bank og forsikring), men dei fleste må vi kontakte enten via mail eller personleg oppmøte. Dette er ein stor jobb som styret og produsent deler på. Først består jobben i å kartlegge sponsorar, bli einige om innhald i kontrakt, skrive kontrakt og så sørge for at den rette vedkommande signerer. Så er det fakturagrunnlag til rekneskap, og så oppfølging, slik at vi sikrar å faktisk få inn sponsorstøtta. Til slutt skal det kanskje skrivast ut og sendast billettar. For vår del har vi også sponsortreff på premieredagen. Med så mange ulike kontaktpunkt, og kanskje 30-40 sponsorar, seier det seg sjølv at dersom ein ikkje har ein produsent e.l. som kan jobbe i kontortid, er dette eit formidabelt arbeid. For vår del har vi tre ulike sponsortypar, delt etter størrelse. Hovudsponsor, sponsor og ambassadør.

Den største inntektskjelda er billettinntekter. Her er vårt mål alltid å selje ut alle 3200 billettane. Om ein ser på dei siste 10 åra har dette gått bra, bortsett frå ei to merkelege korona-sesongane. Dei skal eg komme nærmare inn på seinare.

Vi budsjetterer altså med 3200 selde billettar. På Sunndalsøra bor det litt over 7000 innbyggarar. Det vil seie at vi må selje mykje av våre billettar til tilreisande. Vi reknar med at 70-80% av vårt publikum kjem frå andre kommunar. Så derfor må vi sikte vår marknadsføring deretter. Erfaring frå sesongen 2023 er at vi opplevde ein liten svikt i billettsal første halvdel i speleperioda. Kva dette kjem av er usikkert, men generell nedgang i privatøkonomien blant folk trur vi har litt av skulda. Når vi kom i gong skikkeleg, opplevde vi godt sal. Men altså ein treig start, som resulterte i at ca 10% av billettane ikkje blei seld.

Utgifter, avtalar og kontraktar

Dersom vi da seier at vi har kontroll på inntektene, er det også viktig å ha kontroll på utgiftene. Denne jobben skal eigentleg væra enklare, for her kan vi i større grad halda komtroll. Vi lagar eigne avtalar med skodespelarar, musikarar og andre som skal ha honorar. Ca 40% av våre utgifter er royalties og honorar. Komponist og tekstforfattar har ein prosentvis del av billettinntektene. Her finnes mange løysningar, men det er lurt å ta kontakt med eksempelvis eit forbund (CREO, NOPA, TONO el.l) for å finne ut kva som er lurt å ha med i ein kontrakt. Vi betaler også ut årleg royalties for musikkarrangement og koreografi.

Elles er kontraktering med musikarar og skodespelarar litt annerleies. Her engasjerer vi kun for ein begrensa periode. Dersom vi tek utgangspunkt i våre kontraktar, prøver vi å finne ein honorarstørrelse som begge partar kan leve med.

Vi har nokre prinsipp vi prøver å følge:

• Ei gjennomsnittleg månadsløn i Noreg er no ca 53.000,- Dette bør væra ein peikepinn. Dei fleste av våre engasjerte har enkeltmannsføretak, så dei betaler sjølv skatt, feriepengar, forsikringar osv. Og vi betaler ikkje arbeidsgivaravgift for dem. Så her blir reknestykket litt annerleies.
• Vi jobbar lange dagar, ofte i ferien, og forventar ein del forarbeid. Dette må kompenserast.
• Alle musikarar i orkesteret har likt honorar. Dersom ein godkjenner ulikheiter her, vil det sannsynlegvis bli krøll på sikt.
• Størrelsen på rollen skal ha betydning på honoraret til skodespelarane, men ellers skal alle betalast rettferdig. Særavtalar har som sagt ein tendens til å skape dårleg stemning på sikt.
• Mange hos oss er reengasjert i fleire år. Vi indeksregulerer honorar årleg.
• Prøv å få alt av jobb og ekstrajobb inn i kontrakten. Det er ikkje alltid like lett å spørje om ekstratjenester i etterkant. Kanskje er det behov for eit oppdrag til ein sponsor, eller vi må ha ei ekstra lang øving ein av dagane.
• Er den honorerte i eit utdanningsløp, betaler vi ikkje fullt honorar.
• Vi betaler ikkje honorar til dem som ikkje har det som levebrød. Vi har dårleg erfaring med å honorere amatørar. Mange amatørar kan gjæra ein like bra jobb som profesjonelle, og da kan det væra freistande å betale litt mindre til ein lokal amatør, for så å sleppe å leige inn ein profesjonell utanifrå. Men det blir fort reaksjonar dersom nokon får betalt, medan andre ikkje får.
• Vi har CREO og skuespillerforbundet sine satsar i bakhaudet når vi lagar avtalar, men dersom vi skal bruke dem til punkt og prikke, kan det bli urimelege store beløp. Dette fordi vi arbeidar såpass intens. Men dersom vi samanliknar oss med gjennomsnittleg årslønn og månadslønn, kjem vi til einigheit.
• Dersom aktøren ønskar å bli ansatt, altså ikkje engasjert gjennom eit enkeltmannsforetak, er det greit for vår del. Etter at vi har opplevd Korona-epidemien, er det fleire og fleire som ønsker å bli ansatt. I eit enkeltmannsforetak har du særs få rettigheter når noko ekstraordinært skjer. Skuespillerforbundet annbefaler alle sine medlemmar å bli annsatt, ikkje engasjert via enkeltmannsforetak. Da har ein rettigheiter i forhold til sjukdom, ekstraordinære hendelsar, pensjon osv. Husk berre at de som arbeidsgivar da må betale 10% arbeidsgivaravgift.

Av andre store utgiftspostar hos oss er husleige (Sunndal kulturhus og ulike overnattingsløsningar til innleigde aktørar) og innleige av teknisk utstyr og personell. Her bør det jo ikkje komme store overraskingar frå år til år, men det kan væra lurt å innhente anbod frå fleire leverandørar frå tid til annan, for å realitetssjekke avtalane. Vi hadde sist sesong ein anbodsrunde som viste at forskjellen på det dyraste og billigaste tilbodet var fleire hundre tusen. Husk berre at prisen ikkje er alt! Ein betaler ofte litt meir for dei flinkaste samarbeidspartnarane.

Ein bør, som i ein privatøkonomi, ha 2-3 månadsinntekter på bok, så for vår del med 4 mill i omsetning bør det ideelt sett væra 5-700.000,- Dette er underteikna si personlege meining, men lik ein privatøkonomi kan også vi få overraskingar. Har du tenkt på kva som hender om ein publikummar blir påkøyrt av ein frivillig på spelområdet? Dette var berre eit eksempel, men vi er ansvarlege både for våre frivillige og vårt publikum. Dersom noko skjer og du har 60.000,- på konto, bør du ha ei god forsikring.

Til slutt litt om kva vi gjorde da Korona kom til gards.

Som hos alle andre krevde Korona-epidemien enorme endringar. Det første året (2020) hadde vi ein minimal sceneverson med lite publikum, streeming og stort sett musikk. I tillegg laga vi ein filmproduksjon til seinare bruk. Da rekna vi med at vi til neste sommar kunne ta opp igjen arbeidet som før. MEN...så kom jo enda ein sesong med restriksjonar. Dersom vi nok eit år ikkje fekk engasjert våre frivillige, og vårt publikum, var vi redd vi ville mista dem. Vi inngikk da ein avtale med Leikvin Kulturminnepark, som er vårt lokale folkemuseum, og som var området der Lady Arbuthnott faktisk levde da ho kom til Sunndalsøra i 1866.

Vi bestemte oss for å sette opp ein utandørs, kortare verson av stykket. Vi bygde i samarbeid med museet eit amfi for 5-600 publikummarar, og fikk vår regissør til å korte ned manus. Det skal seiast at stykket vart betrakteleg lengre og større enn vi planla frå starten, men også mykje betre enn vi håpa på.

Vi ønska å engasjere så mange av profesjonell og amatørar som mogleg. Vi trengte å halde på folket, elles var frykta at våre amatørar kjente at «Hmm...ganske godt å ha fri ein sommar også». Det var også viktig for oss at vi kunne tilby våre profesjonelle jobb i ei forferdeleg vanskeleg tid. Så vi inngikk avtale med alle musikarar og skodespelarar og kunstnarisk stab, der alle fikk ein betrakteleg mindre, men likt beløp for jobben. Skulle vi derimot gå i pluss, ville samtlege motta eit like stort beløp i tillegg.

Eit anna stort arbeid var å flytte heile produksjonen ut i friluft. For mange spel og teater er jo det realiteten kvart år, men for oss som hadde satt opp stykket inne i over 20 år, er det ei stor omvelting. Vi måtte ut med kostymar, rekvisitt, musikkinstrument osv. Vi måtte tenkje på tørking av klede, fukt i kablar, kalde fiolin-fingrar og 10 km til nærmaste butikk., for å nevne noko.

 Salsapparat måtte inn i telt, og det krevde straum, internett, lys og varme. Som eit eksempel på utfordringar, gikk sluket i teltet tett på andre forestillingsdag, så vi vakna til eit 30 cm djupt basseng i store delar av teltet. Og det var her inne vi skulle tørke kostymane.

Eg kunne har skreve mange sider med utfordringar og løysningar, men når vi no i ettertid ser tilbake, er vi utruleg glade for at vi fikk satt opp 4 førestillingar i 2021. Premieren vart heilt fantastisk, med kveldssol og magisk stemning, og dei resterande førestillingane var ein kraftanstrengelse i eit historisk regnvêr. Men den kollektive følelsen samtlege involverte satt igjen med, har styrka vår organisasjon for framtida. Publikum som fikk med seg den versonen var også over seg av begeistring.

Reint økonomisk tok vi eit sjansespel. Vi hadde ein del ekstra pengar som vi hadde fått året før. Dei pengane meinte vi det var rett og rimeleg at vi bruka på å sikre vår organisasjon. Vi hadde eit budsjett på ca 1/3 av vanleg størrelse, og skvisa ned alle avtalar. Desverre fikk vi ikkje fylt amfiet pga restriksjonar, så vi hadde ca 250-300 pr førestilling.

Vi endra speleperiode til midten av august. Dette for å nå tak i haust-mørkeret med tanke på lyssetting, men også for å kjøpe oss tid. Vi måtte ha det så seint på sommaren som råd, samstundes som at våre studentar måtte rekke oppstart på skular rundt om.

Ei negativ bivirkning av at premieren var 1.5 mnd seinare enn vanleg, var at vårt årshjul fullstendig vart endra. Så da vi seinare på hausten jobba med etterarbeid, regnskap, rapportering og søknad til lotteritilsynet, gikk søknadsfristar ut. Det glapp for oss å søkje f.eks. kulturrådet. Så da vi skulle sette opp ordinær verson i 2022, hadde vi betrakteleg mindre pengar enn vanleg.

Heldigvis fikk vi i etterkant støtte frå lotteritilsynet for uteførestillinga, noko som gjorde at vi fikk betalt ut ekstra honnorar til alle våre profesjonelle, og fikk sikra vår eigenkapital tilbake. Men det absolutt viktigaste var at da vi i 2022 skulle engagsjere våre tropper tilbake til vanleg innandørs verson, var det ein positiv og engasjert gjeng som starta arbeidet med å feire vårt 25-årsjubileum i juni 2022 (kun eit år forsinka).

Vi i Jazzåteatret Produksjon AS er heldige med at vi står på skuldrane til dem som har gjort dette før oss. Vi har kunne jobbe langsiktig, og sjå tilbake for å få erfaring. Men Korona viste oss at vi også er slitesterke og omstillingsdyktige, Med god økonomistyring og ein solid organisasjon, kom vi styrka ut av det.