Økonomistyringsrutiner Peer Gynt AS
Av Marit Lien, tidligere administrerende direktør, Peer Gynt AS
Formålet med økonomistyringsrutinen er å sikre at selskapet har betryggende kontroll på selskapets ressurser, god oversikt over økonomistatus gjennom året og at det kan avlegge årsregnskap uten vesentlige feil. Økonomistyringsrutinen skal også bidra til klar, felles forståelse mellom administrasjon, styre, regnskapsfører og revisor om disse forhold.
Økonomistyringsrutinene vedtas og endres av styret.
Administrasjonen, regnskapsfører og revisor skal motta kopi av økonomistyrings-rutinen.
Plan og budsjett
Selskapets daglige leder skal framlegge plan og budsjett for kommende år for selskapets styre innen 15.november. Budsjettet skal være planlagt med et overskudd. Plan og budsjett skal inneholde en redegjørelse for virksomheten og tiltak, anslag på inntekter, kostnader, investeringer, finansiering og likviditet.
Styret skal vedta budsjett innen 31.12.
Dersom det inntrer forhold gjennom året som tilsier at budsjettet vil måtte avvikes vesentlig, skal daglig leder informere styret om dette snarest og tallfeste forventede konsekvenser.
Regnskapsrapportering
Daglig leder skal innen den 15. i påfølgende måned oversende til styret regnskapsrapport for de to siste måneder og hittil i år. Regnskapet skal være kommentert av daglig leder og daglig leder må for hver rapport vurdere om selskapet er i rute.
Regnskapet skal vise resultat, balanse og sammenligningstall med fjoråret.
Daglig leder skal framlegge utkast til resultatregnskap og balanse for året til styret innen 15.februar. Forslag til årsregnskap med noter og utkast til styrets beretning skal forelegges styret innen 15.mars.
Inngåelse av avtaler
For alle avtaler/innkjøp som er unormale i forhold til selskapets virksomhet, alle avtaler og innkjøp som medfører en bindingstid på over 1 år samt alle avtaler/innkjøp med en samlet kostnad på over 100.000 kroner, må daglig leder på forhånd skriftlig orienterer styreleder med mindre dette allerede er tydelig beskrevet i selskapets plan og budsjett.
Stiftelse av gjeld, etablering eller utstedelse av garantier, eller salg av eiendeler må medsigneres av styrets leder.
Ansatte i selskapet kan kun foreta innkjøp, bestillinger og inngå avtaler på vegne av selskapet dersom dette er forhåndsavtalt med daglig leder gjennom enkeltklareringer eller generelle delegeringer.
Ansatte, daglig leder og styremedlemmer har ikke anledning til selv å motta annet enn symbolske gaver eller tjenester (verdi under 1000 kr per år) fra potensielle eller
eksisterende avtalepartnere, kunder eller leverandører. Dersom gaver eller tjenester er større enn dette skal den ansatte informere daglig leder og fordelen tilfalle bedriften. Ved forsøk på bestikkelser, skal den ansatte informere daglig leder. Ansatte har ikke lov til å skaffe seg personlige fordeler fra kunder, leverandører eller avtalepartnere av selskapet.
Attestering og anvisning
Alle fakturaer skal kontrolleres, konteres og attesteres av den som har foretatt innkjøpet/bestillingen. Påført attestering er en bekreftelse på at faktura er i samsvar med mottatt tjeneste eller vare, at pris og andre forhold er i samsvar med avtale samt at det ikke er feil eller mangler ved varen/tjenesten som tilsier prisavslag, retur eller utbedringsbehov.
Daglig leder anviser alle fakturaer for utbetaling. Dersom daglig leder selv har foretatt innkjøp/bestilling, kan daglig leder selv attestere og anvise. Dersom daglig leder har foretatt innkjøp/bestillinger som kan innebære en personlig fordel for daglig leder, skal styreleder anvise for utbetaling.
Bilag/fakturaer skal leveres til regnskapsfører minst en gang per uke. Dersom selskapet mottar fakturaer som er omstridte, skal kopi uten attestering og anvisning leveres regnskapsfører med påføring om at saken er til diskusjon.
Dersom selskapet mottar purringer/inkassovarsel skal disse snarest sjekkes opp av selskapets administrasjon og videreleveres til regnskapsfører med påføring om årsak til purringen og tiltak. Dersom man mangler opprinnelig faktura, må kopi skaffes fra leverandør og kontrolleres på vanlig måte.
Regnskapsfører skal foreta bokføring og alle utbetalinger for selskapet. Regnskapsfører skal kontrollere mottatte bilag og melde tilbake til selskapet eventuelle feil, unormale forhold, eller brudd på økonomistyringsrutinen. Regnskapsfører skal dersom det oppdages vesentlige problemer i forbindelse med regnskapsføringen melde disse skriftlig til daglig leder med kopi til styrets leder og revisor
Alle reiser og personlige utlegg skal føres som reiseregninger innen den 15. hver måned I gjeldende malverktøy. Bilagene skal festes på utskrift og overleveres til daglig leder før daglig leder attesterer og oversender til utbetaling. Daglig leders reiseregninger og utlegg skal attesteres av to andre ansatte.
Timer og lønn
Alle ansatte skal daglig føre timeliste, og timelistene skal til en hver tid være tilgjengelig for alle i selskapets administrasjon. Dersom den ansatte arbeider for flere avdelinger og/eller prosjekter, skal timelisten vise fordelingen i arbeidstid mellom disse på daglig basis.
Eventuelt arbeid hjemmefra må godkjennes for hvert enkelt tilfelle av den ansattes leder. Hver enkelt ansatt skal ved månedens slutt bekrefte at timelisten er korrekt ført.
Overtid må være forhåndsavklart med nærmeste overordnet, med mindre det er en akutt situasjon hvor dette ikke er praktisk gjennomførbart. Krav om overtids-kompensasjon må framsettes av den ansatte på timelisten, og må godkjennes av nærmeste overordnet.
Timelister kontrolleres og godkjennes av avdelingsleder eller daglig leder, og oversendes regnskapsfører for hver lønnskjøring. Alle lønnsreguleringer skal være skriftlige og oppbevares i selskapets personalarkiv sammen med arbeidskontrakt.
Lønn og andre betingelser for selskapets daglige leder skal være skriftlige og godkjennes av styrets leder. Regnskapsfører og revisor skal ha kopi av daglig leders arbeidsavtale og alle endringer i betingelser.
Reiser og utlegg
Alle tjenestereiser med overnatting skal være forhåndsgodkjent av daglig leder. Reiser og opphold skal gjennomføres på en kostnadseffektiv og tidsmessig rasjonell måte, og billigste reisemåte Ansattes nøkterne utgifter relatert til tjenestereisen refunderes etterskuddsvis av selskapet, basert på framlagt dokumentasjon. Refusjon gjøres over månedlig lønnskjøring. Det utbetales normalt ikke forskudd.
Selskapet har ikke kredittkort. Ansatte må selv legge ut for tjenesteutgifter på reiser. Billetter / transport/ overnatting kan faktureres direkte til selskapet fra leverandør som ordinære fakturaer.
Ved bruk av egen bil følges statens satser. Privat overnatting eller bespisning kan godtgjøres med inntil 50% av statens satser, etter forhåndsavtale med overordnet.
Ansatte kan etter forhåndsavtale med sin overordnede framskynde avreise, forlenge opphold, og/eller bringe med seg andre personer på en tjenestereise mot å selv dekke alle merutgifter.
Ansattes utlegg for innkjøp refunderes etterskuddsvis av selskapet, basert på framlagt dokumentasjon. Refusjon gjøres over månedlig lønnskjøring.
Daglig leders reiseutgifter og utlegg må anvises to andre ansatte i selskapet for utbetaling.
Revisjon
Selskapets revisor skal gjennomføre en preliminær revisjon mot slutten av året, hvor blant annet rutiner kontrolleres. Årsoppgjørsrevisjonen gjennomføres etter regnskapsforslag er utarbeidet fra selskapets regnskapsfører og administrasjon. Dersom revisor finner vesentlige feil eller forhold som må kommuniseres til selskapet, skal brev gå til både daglig leder og styreleder.
Prosjektregnskaper
For hvert prosjekt med ekstern finansiering (for eksempel fra IN eller fylkes-kommunen) skal det føres et prosjektregnskap, hvor timer og kostnader løpende henføres til et definert prosjektnummer.
Inntekter periodiseres normalt til prosjektet i samme takt som kostnadsføringen, selv om utbetaling skjer etterskuddsvis. Prosjektleder og daglig leder må for hver
regnskapsrapportering (hver 2.måned) vurdere om det forventes overskridelser på prosjektet. Hvis overskridelser har påløpt eller er sannsynlig framover, skal
inntektsføringen reduseres slik at merforbruket framkommer som netto kostnad.
Ved årsslutt skal det gjennomføres en gjennomgang av alle prosjekter og
inntektsperiodiseringen skal begrunnes skriftlig og godkjennes av både prosjektleder og daglig leder.
Kassebeholdning, varebeholdning, beholdning av andre varer
Eventuell kassebeholdning skal telles ved hver månedsslutt og dokumentasjon leveres til regnskapsfører. Ved årsslutt skal telling bekreftes av to personer.
Dersom selskapet har varer for salg, skal disse telles ved årsslutt og vurderes med tanke på ukurans. Dersom selskapet har andre varer som anses å ha betydelig verdi, skal disse telles ved årsslutt og føres i balansen som beholdning.
Inventar, utstyr og maskiner
Ved innkjøp av inventar, utstyr og maskiner skal eiendeler som tilfredsstiller skattelovens plikt til aktivering (kostnad over 20.000 og levetid 3 år) føres inn i anleggsregisteret og avskrives.
Ved innkjøp av mindre inventar, utstyr og maskiner skal disse konteres som utstyrskjøp I resultatregnskapet. Daglig leder må holde oversikt over hvor disse eiendelene befinner seg i deres normale levetid.
Ansatte har ikke anledning til å benytte selskapets utstyr eller fasiliteter privat uten at dette for hver enkelt gang er forhåndsgodkjent av selskapets daglige leder.
Artikkelen ble publisert medio juni 2018